Kvalitetssystem - rutiner - dokument - arkivering

Varje dokumentslag sätts i pärm med ryggmärkning enligt nedan och förvaras i låst arkivskåp i föreningens lokal i Bågen. Samtliga handlingar ska digitaliseras och läggas i ett digitalt arkiv som lagras på särskild disk med begränsad behörighet. Det digitala arkivet ska dessutom ha minst en säkerhetskopia lagrad på särskild disk som förvaras på annan plats än övriga dokumentation. Digital säkerhetskopia tas regelbundet och minst varje halvår.

Föreningens sekreterare ansvarar för aktualitet i dokumentationen och dess rutiner.

Typ av handling	Innehåll
Grundhandlingar	Överenskommelse
	Plankarta 1995
	Planbeskrivning 1995
	Tomträttsavtal
	Ekonomisk plan 1996
	Stadgar
	Överenskommelse gemensamhetsanläggning
	Servitutsavtal
Föreningsstämmor/Årsredovisningar	Årsvis
Styrelsemötesprotokoll	Årsvis
Fatburstrappans Samfällighetsförening	Överenskommelse drift och uh
	Stadgar
	Protokoll från årstämmor/årsredovisningar
	Övrig dokumentation
Respektive hyresobjekt	Avtal och övrig dokumentation (pärmar för resp. objekt)
Medlemmar	Skriftväxling och övrig dokumentation lägenhetssorterat
Bredband	Avtal m.m. lägenhetssorterat
Nycklar/Tags	Fördelningstablå Kvittenser lägenhetssorterat
Ekonomiskt redovisningsmaterial	Årsvis
Avtal	Original (undertecknade av styrelsen)
	Väsentliga kopior (undertecknade av förvaltaren).
	Vid större omfattning i egna pärmar.
Brev	Korrespondens sorterat på respektive avsändare/mottagare
	Vid mer omfattande korrespondens i separata pärmar
Kvalitetsledningssystemet	Enligt vad som beskrivs i kvalitetsledningssystemet

Senast uppdaterad 2015-03-20.